PESSOAS, COESÃO E DADOS: A VACINA QUE PREVINE, ENTRE OUTROS MALES, A PANDEMIA

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PESSOAS, COESÃO E DADOS: A VACINA QUE PREVINE, ENTRE OUTROS MALES, A PANDEMIA
em 2020-07-17 Ano: 2020
Crónicas de uma pandemia_VF.png
Autor(es)

João de Castro Guimarães

Diretor Executivo, GS1 Portugal


E, de repente, o mundo parou – em muitas latitudes, setores de atividade e esferas de ação - por uma questão de saúde. Parou e não voltou a movimentar-se da mesma forma. Começa agora a reinventar-se, ainda a passo, deixando antever impactos decisivos nas dinâmicas futuras. 

Vemos - porque nos entra diariamente pelo quotidiano dentro - que, em situações extremas, o Estado e o setor privado colaboram mais estreitamente, de modo ágil, para reforçar o setor da saúde. Formal e informalmente. De modo vinculativo e consultivo.

Assistimos ao retomar de algumas parcerias público-privadas. À partilha e realocação de recursos. Mas também à reflexão conjunta, à análise prospetiva, no pouco tempo que resta do que se dedica a acudir e mitigar o surto pandémico. Constatámos também o cabal reconhecimento da importância da qualidade de dados, da respetiva transparência, rastreabilidade e interoperabilidade. No setor da saúde, em particular, mas também nos restantes setores de atividade, enquanto elemento facilitador do planeamento da retoma económica. 

A forma como cada organização reagiu ao início do surto pandémico e como  ajusta a sua operação às novas circunstâncias marca, certamente, a sua viabilidade presente e – atrevo-me a avançar – futura.

Esta é, no que nos diz respeito, uma premissa que marcou a gestão da GS1 Portugal nos últimos três meses, tanto no que se refere à gestão do nosso ativo mais valioso – a nossa Equipa –, como na gestão da nossa atividade. 

Percebemos cedo que a agilidade e a capacidade de adaptação seriam um requisito essencial nestes novos tempos. No início de março, quando o surto pandémico começava a assumir contornos alarmantes em Itália e Espanha, constituímos um Gabinete de Acompanhamento da situação que, para além da Direção Executiva e da Direção de Recursos Humanos, integrava também o nosso consultor clínico, Dr. Daniel de Matos. Este Gabinete de Acompanhamento propôs um conjunto de medidas protocolares que visava a contenção de uma eventual propagação da doença, caso se registassem casos de contágio na nossa equipa, visitantes ou parceiros, numa lógica de responsabilidade social e prevenção profilática. 

Realizámos uma sessão de apresentação dessas medidas, com a presença de todos os colaboradores, e garantimos uma monitorização da evolução da situação pandémica, ajustando as dinâmicas das nossas equipas e a nossa prestação de serviços às circunstâncias. Colocámos, como sempre, a segurança e saúde dos nossos colaboradores, o interesse dos nossos associados e os nosso compromisso com os parceiros no topo da hierarquia de prioridades.

Foi elaborado um Plano de Contingência com enfoque em cada uma das áreas funcionais da nossa orgaização e que previa a garantia da nossa total capacidade operacional, em todas as áreas, mas em que parte da organização funcionaria remotamente. Com base nas medidas adotadas no âmbito deste Plano de Contigência, antes do início do Estado de Emergência, todos os colaboradores da GS1 Portugal dispunham das permissões e equipamentos necessários à viabilização de trabalho remoto.

Quando, a 18 de março, foi decretado o Estado de Emergência, a nossa organização tinha já avançado para um nível de medidas de prevenção abrangente, estando já toda a organização a trabalhar remotamente. Essa decisão tinha sido tomada dias antes, a 12 de março.

Garantimos a qualidade do serviço que prestamos e é com incontido orgulho que verificámos, por exemplo, que o Net Promoter Score (NPS) do nosso Serviço de Apoio ao Associado foi, no primeiro trimestre, incluindo cerca de 3 semanas de trabalho remoto, o mais elevado de sempre: 89!

A experiência do confinamento e a previsão de que uma realidade totalmente nova e desconhecida nos aguardava levou-nos a preparar prontamente um Plano de Recuperação e Continuidade a adotar após termo do Estado de Emergência. Neste contexto pareceu-nos que a partilha de informação com a equipa e com os nossos associados e parceiros era um aspeto essencial. Nesse sentido, criámos novas formas de Comunicação formal e informal: démos início à edição diária de uma síntese das principais decisões tomadas pelas autoridades, iniciativas adotadas pelas associações setoriais representativas do setor e outros interlocutores com impacto potencial na atividade dos nossos associados. A nossa e-newsletter diária, Flash GS1 Portugal, registou um reach de cerca de 7500 leitores, entre associados e stakeholders da GS1 Portugal.

Para melhor perceber o impacto desta crise na atividade dos nossos associados, endereçámos-lhes um inquérito que nos permitisse dispor de insights sobre as suas reais necessidades. No mesmo sentido, abordámos também os nossos contactos mais próximos, em Comités e Grupos de Trabalho específicos, nomeadamente, no Comité de Boas Práticas Colaborativas da GS1 Portugal, para reunir insight adicional.

O ajuste da nossa oferta de serviços à crise pandémica resultou também num enfoque particular na nossa recém-criada Unidade de Desenvolvimento de Negócio; na customização da nossa oferta formativa, com a criação de novos cursos online; na conceção de novos eventos em formato híbrido; e na certificação e simplificação da nossa plataforma Sync PT, enquanto ferramenta fundamental ao comércio eletrónico.

O nosso papel de entidade facilitadora foi reconhecido por Associados e parceiros. Num período em que o distanciamento social era absolutamente necessário, encontrámos novas formas de nos aproximarmos, fazendo da colaboração e solidariedade a nossa metodologia de abordagem.

Quando, no início de maio, foi anunciado o “desconfinamento”, dispunhamos já de um plano de regresso das nossas equipas ao escritório, prevendo o regresso seguro e gradual, de acordo com as normas da Direção Geral de Saúde e da Autoridade para as Condições no Trabalho. O Plano de Regresso em que trabalhámos ainda durante o Estado de Emergência assentava em três eixos fundamentais, diretamente relacionados com o tipo de movimentos de pessoas e produtos, potenciais focos de contágio, que a nossa atividade envolve, que podem ocorrer na  nossa sede ou no contacto das nossas equipas com associados e parceiros: “employee journey”, “visitor journey”  e “product journey”. 

No que se refere ao que designámos por “employee journey”, a prioridade assentou na definição e comunicação de regras de segurança e salvaguarda da saúde de toda a equipa, visando a respetiva sensibilização, em reuniões presenciais, alargadas a todos os colaboradores e por equipa, mas também recorrendo aos suportes de que dispomos, nomeadamente, televisores, e-mail, bem como através da conceção de um kit individual, com uma mensagem de boas vindas personalizada, um pequeno chocolate, alguns equipamentos de proteção individual, entre outros bens utilitários, para todos os colaboradores. A reação a este gesto, em particular, foi muito calorosa. O lado humano das organizações revela-se em pequenos gestos em momentos de insegurança e incerteza e isso foi notado pelos nossos colaboradores.

Neste âmbito importa acrescentar que a forma como o Comité de Acompanhamento de Crise, que geriu todo o período de capacitação da organização para a operação em Estado de Emergência e que continua a acompanhar atentamente a situação foi muitíssimo bem classificada num inquérito que enviámos a todos os colaboradores, logo após o início do regresso ao escritório. O NPS notável de 86 consubstancia o reconhecimento dos colaboradores pelas iniciativas da organização com vista a salvaguardar a respetiva segurança e saúde. 

A organização encontra-se, de momento, no que designamos por fase 2 desse plano de retoma da nossa atividade. Para além do cuidado na preparação do regresso dos colaboradores houve ajustes feitos também às nossas instalações, quer em termos da disponibilidade de equipamentos de proteção individual e materiais de desinfeção, reforço dos serviços de limpeza, reorganização dos espaços de trabalho e salas de reunião com vista à garatia da distância de segurança. Em termos do funcionamento das equipas, o método de divisão dos recursos “em espelho”, salvo algumas funções consideradas estratégicas, permitiu a divisão da maioria das equipas em duas, com rotatividade semanal, com vista a permitir a rastreabilidade de eventuais focos de contágio.  

No âmbito da “visitor journey”, na fase 2, que está de momento em curso, visitas e reuniões são permitidas mas com base num conjunto de normas de segurança previamente definidas e comunicadas a todos os participantes, o mesmo aplicando-se também, no que se refere à “product journey”, em relação a normas de circulação do produto, nomeadamente, a circulação necessária à atividade do serviço Validata,um serviço de captação de dados, disponibilização e partilha de informação sobre produtos que nos são entregues por empresas nossas associadas que nos contratam para o efeito. Os mesmos procedimentos aplicam-se também aos serviços de limpeza e economato.

E assim temos conseguido salvaguardar a segurança e saúde dos nossos colaboradores e suas famílias, bem como a nossa operação. 

Contamos também, como sempre contámos, com a colaboração e confiança dos nossos associados e parceiros. Dispomos, como sempre dispusémos, do apoio e parecer informado e incondicional da Direção que, ao longo de todo este período esteve por detrás e melhorou ativamente os planos adotados, validando, passo a passo, todas as medidas propostas. Apesar da habitual discrição, a atitude atenta e empenhada da Direção foi decisiva para o desempenho da GS1 Portugal e para a crescente coesão, ao longo deste período. Sem este inestimável contributo não teríamos hoje as condições que temos para projetar o futuro.

Mantemos uma vigilância atenta da situação pandémica e dispomos de planos ágeis que, a qualquer momento, nos permitirão ajustar as normas previstas. Estamos atentos à fragilidade da situação, certos de que temos em curso planos de contingência e retoma da nossa atividade robustos. Os dados, de fontes oficiais, e as normas das autoridades competentes são a nossa referência. Com base nessa informação, para a GS1 Portugal foi preciso ousar planear, se é de ousadia que se trata.

Ou não fosse a qualidade dos dados – em saúde como noutros setores – o cerne da nossa atividade. Não seria necessário um cenário tão extremo como estímulo à reflexão sobre como podem os nossos sistemas de saúde otimizar a eficiência e as organizações adaptar-se. Mas porque os tempos são de reinvenção, temos um contributo: centralidade nas pessoa. E uma proposta: gestão qualitativa de dados e informação. 

Lisboa (GS1 Portugal, Campus do Lumiar), 7 de Julho de 2020